PROBLEM SOLVING IN ORGANIZATION

PROBLEM SOLVING IN ORGANIZATION

Richo Fenda Refiantoro¹, Nur Syafiqah Rahma²

¹Teknik Industri, ²Pendidikan Vokasi Teknik Otomotif

Universitas PGRI Yogyakarta

ABSTRAK

Abstrak ini mengidentifikasi permasalahan yang sering dihadapi oleh organisasi. Organisasi sering dihadapkan pada tantangan yang melibatkan efisiensi operasional, manajemen sumber daya manusia, adaptasi terhadap perubahan teknologi, dan pengembangan strategi bisnis yang berkelanjutan. Pemahaman yang mendalam tentang masalah-masalah ini sangat penting bagi organisasi untuk mencapai tujuan mereka dengan sukses. Abstrak ini menyoroti beberapa permasalahan kunci yang sering dihadapi oleh organisasi dan memberikan gambaran tentang pentingnya mengatasi masalah-masalah tersebut agar organisasi dapat berfungsi secara efektif.

Kata Kunci:

Efisiensi Operasional, Manajemen Sumber Daya Manusia, Adaptasi Teknologi, Strategi Bisnis Berkelanjutan, Tujuan Organisasi, Masalah Organisasi, Efektivitas Operasional.

PENDAHULUAN

Pemecahan masalah merupakan suatu proses yang penting dalam pengelolaan organisasi. Ketika masalah muncul, langkah-langkah yang efektif dalam memecahkannya dapat membantu organisasi mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Dalam pendahuluan ini, kita akan membahas pentingnya pemecahan masalah dalam organisasi serta beberapa prinsip dasar yang dapat membantu mencapai solusi yang efektif. Pertama-tama, pemecahan masalah merupakan keterampilan yang sangat penting bagi individu dan organisasi. Setiap organisasi dihadapkan pada berbagai tantangan dan hambatan yang dapat mengganggu kelancaran operasional. Dalam menghadapi masalah-masalah ini, penting bagi organisasi untuk memiliki kemampuan yang baik dalam mengidentifikasi, menganalisis, dan menyelesaikan masalah secara efektif. Kedua, pemecahan masalah melibatkan pemahaman mendalam tentang sumber dan akar masalah. Sebelum mencari solusi, organisasi harus meluangkan waktu untuk menggali penyebab masalah tersebut. Dengan memahami sumber masalah, organisasi dapat mengambil tindakan yang lebih terarah dan mencegah kemunculan masalah serupa di masa depan. Ketiga, pemecahan masalah dalam organisasi harus dilakukan secara kolaboratif. Dalam menghadapi masalah kompleks, melibatkan berbagai pemangku kepentingan dapat memberikan sudut pandang yang beragam dan solusi yang lebih komprehensif. Kolaborasi ini juga dapat meningkatkan komunikasi dan kerjasama antar anggota organisasi, memperkuat ikatan tim, dan mempercepat proses pemecahan masalah. Keempat, pemecahan masalah efektif memerlukan analisis data yang akurat dan obyektif. Data dan informasi yang relevan dapat membantu organisasi dalam memahami dan mengidentifikasi akar masalah, serta mengevaluasi berbagai opsi solusi yang mungkin. Penggunaan pendekatan berbasis data juga dapat membantu organisasi membuat keputusan yang lebih rasional dan terinformasi. Kelima, pemecahan masalah dalam organisasi harus mempertimbangkan dampak jangka panjang. Kadang-kadang, solusi yang cepat dan sederhana dapat memberikan kepuasan instan, tetapi mungkin tidak efektif dalam jangka panjang.

Oleh karena itu, organisasi harus mempertimbangkan konsekuensi jangka panjang dari setiap solusi yang diusulkan, termasuk dampaknya terhadap operasional, sumber daya, dan tujuan jangka panjang organisasi. Keenam, fleksibilitas dan adaptabilitas penting dalam pemecahan masalah organisasi. Terkadang, solusi yang berhasil di masa lalu mungkin tidak berlaku lagi untuk masalah yang muncul di masa sekarang. Organisasi harus siap untuk beradaptasi dan mencari pendekatan baru dalam menghadapi masalah yang terus berkembang. Ketujuh, pemecahan masalah dalam organisasi juga melibatkan pengelolaan risiko. Dalam mengambil langkah-langkah untuk memecahkan masalah, organisasi harus mempertimbangkan risiko yang terkait.

BAHAN DAN METODE

Langkah pertama dalam pemecahan masalah adalah mengumpulkan data yang relevan. Data dapat berupa informasi internal dari organisasi, seperti laporan kinerja, data keuangan, atau evaluasi pelanggan. Data juga dapat berasal dari sumber eksternal, seperti riset pasar, tren industri, atau studi kasus dari organisasi serupa. Analisis Situasi: Setelah data terkumpul, langkah berikutnya adalah menganalisis situasi secara menyeluruh. Identifikasi masalah utama dan akar penyebabnya. Gunakan alat analisis seperti diagram sebab-akibat, analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), atau analisis Pareto untuk memprioritaskan masalah yang paling signifikan.

Pembentukan Tim: Untuk mengatasi masalah secara efektif, bentuk tim yang terdiri dari anggota yang memiliki keahlian dan pengalaman yang relevan. Tim harus terdiri dari orang-orang dengan berbagai perspektif untuk memperkaya diskusi dan pemecahan masalah yang kreatif. Pembuatan Rencana Aksi: Setelah masalah diidentifikasi, buat rencana aksi yang jelas dan terukur. Tentukan tujuan yang spesifik, tentukan langkah-langkah yang harus diambil, dan tetapkan tenggat waktu yang realistis. Rencana ini harus mencakup tugas dan tanggung jawab yang jelas untuk setiap anggota tim.

Implementasi: Langkah berikutnya adalah melaksanakan rencana aksi yang telah dibuat. Pastikan semua anggota tim memahami peran mereka dan berkomunikasi secara efektif. Monitor kemajuan dan atasi hambatan yang muncul selama implementasi. Evaluasi: Setelah rencana aksi dijalankan, lakukan evaluasi untuk mengevaluasi hasilnya. Bandingkan hasil aktual dengan tujuan yang telah ditetapkan. Identifikasi kesuksesan dan kegagalan dalam pemecahan masalah dan identifikasi pelajaran yang dapat dipetik untuk masalah serupa di masa depan. Komunikasi: Komunikasi yang efektif sangat penting dalam pemecahan masalah dalam organisasi. Pastikan semua anggota tim terlibat dalam diskusi dan berbagi informasi secara terbuka. Gunakan alat komunikasi seperti pertemuan rutin, laporan tertulis, atau platform kolaborasi online untuk memfasilitasi komunikasi yang efektif. Kreativitas dan Inovasi: Terapkan pendekatan kreatif dalam pemecahan masalah. Dorong anggota tim untuk berpikir di luar kotak dan mencari solusi inovatif. Gunakan teknik brainstorming, pemikiran lateral, atau desain thinking untuk membangkitkan ide-ide baru. Pembelajaran dan Pengembangan: Pemecahan masalah dalam organisasi juga melibatkan pembelajaran dan pengembangan. Lakukan evaluasi pribadi dan tim untuk mengidentifikasi kelemahan dan peluang pengembangan. Dukung anggota tim dalam mengasah keterampilan yang diperlukan untuk pemecahan masalah yang lebih efektif di masa mendatang.

HASIL

Problem Solving (Adisel & Thadi, 2020) adalah salah satu bagian dari proses berpikir yang berupa kemampuan untuk memecahkan persoalan. Jika Wickelgren mendefinisikan problem solving sebagai upaya untuk mencapai tujuan khusus, maka Van Dijk dan Kintsch dikutip Marzano sebagai menyatakan bahwa problem solving terjadi bila pencapaian tujuan tertentu mensyaratkan kinerja dan langkah langkah mental tertentu.

Problem solving adalah fungsi dari cara bagaimana stimulus tertentu menjadi in-put melalui sistem sensori ingatan, diproses dan dikoding melalui memori kerja (working memory/short term memory) dan disimpan bersama asosiasi-asosiasi dan peristiwa-peristiwa (histories) yang sekeluarga dalam memori jangka panjang.

Keberlangsungan sebuah organisasi bertumpu pada bagaimana pemimpin mendorong adanya perilaku kreatif dan inovatif dari para anggotanya. Kepemimpinan mampu mendorong suatu organisasi untuk menjadi organisasi yang inovatif. Terdapat tiga tahapan dalam pembentukan perilaku kerja inovatif, yaitu idea generalization, idea promoting, dan idea realization (Setyowati & Etikariena, 2019). Tahapan ini menggambarkan bagaimana individu memperoleh ide-ide atau cara baru, mencari dukungan dari lingkungan sekitar dalam mewujudkan ide-ide atau cara baru yang telah ditemukan, dan mewujudkan ide-ide atau cara baru yang telah ditemukan.

Dalam rangka menumbuhkan perilaku kerja inovatif, individu dalam hal ini karyawan didorong untuk menunjukkan kebutuhan yang tinggi akan suatu pencapaian dan kebutuhan yang rendah untuk merasa sama dengan karyawan lainnya. Fenomena ini akan terwujud apabila pemimpin dalam organisasi memiliki tipe kepemimpinan yang tranformasional.

Kepemimpinan transformasional adalah salah satu bentuk kepemimpinan dimana pemimpin menggerakkan anggotanya untuk dapat menemukan ketertarikan dalam dirinya sendiri dan mendorong anggotanya untuk mencapai tingkat kedewasaan dan kondisi ideal dalam hal pencapaian, aktualisasi diri dan keberadaan masing-masing anggota, organisasi, dan masyarakat. Kepemimpinan transformasional mendorong anggota untuk melakukan hal-hal yang lebih dari apa yang diharapkan oleh organisasi dengan cara memberikan motivasi secara intrinsik.

Sejalan dengan prinsip dasar kepemimpinan transformasional serta penelitian sebelumnya dapat disimpulkan bahwa kepemimpinan transformasional memberikan keleluasaan bagi karyawan untuk dapat menyampaikan pendapat atau gagasannya. Hal ini tentu saja dapat membuka ruang tersendiri bagi para anggota untuk memberikan inovasi bagi organisasi..

Kepemimpinan yang transformasional mendorong para anggotanya untuk mengembangkan ide atau gagasan dan berpikir secara kreatif, maka akan terwujud lingkungan kerja yang sangat mendukung kerativitas dan pendekatan dalam memecahkan masalah yang ditumbuhkan dalam organisasi akan melibatkan keberanian untuk mengambil risiko. Sehingga diharapkan kepemimpinan transformasional memberikan pengaruh yang signifikan terhadap perilaku kerja inovatif.

Gaya pemecahan masalah individu berhubungan dengan perilaku kerja inovatif karyawan. Gaya pemecahan masalah (Setyowati & Etikariena, 2019)adalah cara yang dimiliki oleh masing-masing individu dalam merencanakan dan melaksanakan prioritasnya masing-masing dalam memahami, menghasilkan ide atau mempersiapkan tindakan ketika menyelesaikan masalah.

Dalam memahami gaya individu dalam memecahkan masalah terdapat dua dimensi yaitu asosiatif dan bisosiatif. Individu yang berpikir secara asosiatif bergantung kepada kebiasaan atau rutinitas yang sehari-hari dijalani, berusaha untuk mengikuti peraturan yang ada, dan menggunakan rasionalitas dan logika dalam memahami sesuatu.

Kemudian individu yang berpikir secara bisosiatif biasanya digambarkan sebagai individu yang memiliki pemikiran yang bercabang dan saling tumpang tindih dalam waktu bersamaan. Selain itu, individu dengan cara berpikir bisosiatif ini tidak terlalu mempertimbangkan peraturan yang ada dan menerapkan imajinasi serta intuisi.

Gaya pemecahan masalah asosiatif yang dimiliki oleh individu akan memperlemah hubungan antara kepemimpinan transformasional dengan perilaku kerja inovatif. Hal ini dikarenakan semakin semakin asosiatif seorang individu dalam memecahkan masalah maka kepemimpinan transformasional kecil peranannya dalam memunculkan perilaku kerja inovatif.

Individu dengan gaya asosiatif menjalankan tugasnya sesuai dengan peraturan yang sudah ada sehingga apabila dipasangkan dengan atasan dengan tipe kepemimpinan transformasional akan sulit untuk memunculkan inovasi dari dalam dirinya.

Gaya pemecahan masalah bisosiatif akan memperkuat hubungan antara kepemimpinan transformasional dengan perilaku kerja inovatif. Hal ini dikarenakan besarnya peranan kepemimpinan transformasional dalam memunculkan inovasi dalam diri individu dengan gaya bisosiatif yang mana tidak terlalu memikirkan peraturan yang sudah ada dan cenderung tidak tertatrik akan hal-hal yang sudah rutin atau monoton.

Gaya pemecahan masalah menjadi fokus dalam penelitian ini karena kesesuaian antara gaya pemecahan masalah, tugas, dan lingkungan kerja merupakan penentu kinerja seorang karyawan. Oleh karena itu karyawan akan berlomba-lomba untuk dapat memecahkan masalah dengan menggunakan cara yang berbeda dengan karyawan lainnya (sesuai kemampuan masing-masing karyawan untuk berkreativitas atau berinovasi) agar kinerjanya dapat lebih baik dibandingkan karyawan lain.

Selain itu, kinerja seorang karyawan dapat menjadi salah satu parameter apakah karyawan sudah atau belum menampilkan perilaku kerja inovatif bagi organisasinya. Dalam perkembangan organisasi saat ini, kemampuan karyawan untuk bisa mengatasi permasalahan dengan cara yang kreatif dan inovatif memainkan peranan yang sangat penting demi keberlangsungan operasional organisasi di tengah persaingan inovasi yang semakin meningkat. Gaya pemecahan masalah merupakan salah satu faktor yang berperan dalam pembentukan perilaku kerja inovatif. Oleh karena itu, peneliti ingin menguji apakah gaya pemecahan masalah memengaruhi besar kecilnya peranan kepemimpinan transformasional terhadap perilaku kerja inovatif karyawan.

PEMBAHASAN

Berbagai masalah yang sering terjadi di dalam kehidupan terkadang membuat kita merasa terbebani dan menjadi stress.Stres memang suatu hal yang sulit dihindari, tapi bukan berarti hal tersebut tidak bisa diatasi.Selama kita hidup, stres tidak akan pernah bisa kita hindari. Terimalah bahwa dalam hidup kita selalu akan muncul yang namanya stres. Tidak ada seorangpun yang bisa secara total menghindari stres. Begitu juga dengan konflik, tidak satu masyarakat pun yang tidak pernah mengalami konflik antar anggotanya atau dengan kelompok masyarakat lainnya, konflik hanya akan hilang bersamaan dengan hilangnya masyarakat itu sendiri.

1. Pengertian Konflik

Konflik berasal dari kata kerja Latin, configere yang berarti saling memukul. Secara sosiologis, konflik diartikan sebagai suatu proses sosial antara dua orang atau lebih (bisa juga kelompok) dimana salah satu pihak berusaha menyingkirkan pihak lain dengan menghancurkannya atau membuatnya tidak berdaya. Konflik juga juga dapat diartikan sebagai hubungan antara dua pihak atau lebih (individu atau kelompok) yang memiliki tujuan atau kepentingan yang berbeda.

Konflik adalah suatu pertentangan yang terjadi antara apa yang diharapkan oleh seseorang terhadap dirinya, orang lain, organisasi dengan kenyataan apa yang diharapkannya. Hubungan selain dapat menciptakan kerjasama, hubungan saling tergantung dapat pula melahirkan konflik (Mohamad, 2014). Hal ini terjadi jika masing– masing komponen organisasi memiliki kepentingan atau tujuan sendiri–sendiri dan tidak bekerja sama satu sama lain.

• Jenis-Jenis Konflik

Dikenal ada lima jenis konflik yaitu: a). Konflik Intrapersonal. Konflik intrapersonal adalah konflik seseorang dengan dirinya sendiri. Konflik terjadi bila pada waktu yang sama seseorang memiliki dua keinginan yang tidak mungkin dipenuhi sekaligus. b). Konflik Interpersonal. Konflik Interpersonal adalah pertentangan antar seseorang dengan orang lain karena pertentangan kepentingan atau keinginan. Hal ini sering terjadi antara dua orang yang berbeda status, jabatan, bidang kerja dan lain-lain.Konflik interpersonal ini merupakan suatu dinamika yang amat penting dalam perilaku organisasi. Karena konflik semacam ini akan melibatkan beberapa peranan dari beberapa anggota organisasi yang tidak bisa tidak akan mempengaruhi proses pencapaian tujuan organisasi tersebut. c). Konflik antar individu-individu dan kelompok- kelompok. Hal ini seringkali berhubungan dengan cara individu menghadapi tekanan-tekanan untuk mencapai konformitas, yang ditekankan kepada mereka oleh kelompok kerja mereka. Sebagai contoh dapat dikatakan bahwa seseorang individu dapat dihukum oleh kelompok kerjanya karena ia tidak dapat mencapai norma- norma produktivitas kelompok dimana ia berada. d). Konflik antara kelompok dalam organisasi yang sama. Konflik ini merupakan tipe konflik yang banyak terjadi di dalam organisasi- organisasi. Konflik antar lini dan staf, pekerja dan pekerja – manajemen merupakan dua macam bidang konflik antar kelompok. e). Konflik antara organisasi.Contohnya seperti di bidang ekonomi dimana Amerika Serikat dan negara-negara lain dianggap sebagai bentuk konflik, dan konflik ini biasanya disebut dengan persaingan.

• Proses Konflik

Proses terjadinya konflik (Muhibudin, 2019):

1. Antecedent Conditions or latent Conflict. Merupakan kondisi yang berpotensi untuk menyebabkan, atau mengawali sebuah episode konflik.
2. Perceived Conflict.Agar konflik dapat berlanjut, kedua belah pihak harus menyadari bahwa mereka dalam keadaan terancam dalam batas-batas tertentu.
3. Felt Conflict.Persepsi berkaitan erat dengan perasaan.
4. Manifest Conflict.Persepsi dan perasaan menyebabkan orang untuk bereaksi terhadap situasi tersebut.
5. Conflict Resolution or Suppression. Conflict resolution atau hasil suatu konflik dapat muncul dalam berbagai cara.
6. Penyelesaian Konflik

Terdapat lima langkah meraih edamaian dalam konflik. Apa pun sumber masalahnya, lima langkah berikut ini bersifat mendasar dalam mengatasi kesulitan: a). Pengenalan. Kesenjangan antara keadaan yang ada atau yang teridentifikasi dan bagaimana keadaan yang seharusnya.Satu-satunya yang menjadi perangkap adalah kesalahan dalam mendeteksi (tidak mempedulikan masalah atau menganggap ada masalah padahal sebenarnya tidak ada). b). Diagnosis. Inilah langkah yang terpenting. Metode yang benar dan telah diuji mengenai siapa, apa, mengapa, dimana, dan bagaimana berhasil dengan sempurna. Pusatkan perhatian pada masalah utama dan bukan pada hal-hal sepele. c). Menyepakati suatu solusi. Kumpulkanlah masukan mengenai jalan keluar yang memungkinkan dari orang-orang yang terlibat di dalamnya. Saringlah penyelesaian yang tidak dapat diterapkan atau tidak praktis. Jangan sekali-kali menyelesaikan dengan cara yang tidak terlalu baik. Carilah yang terbaik. d). Pelaksanaan. Ingatlah bahwa akan selalu ada keuntungan dan kerugian. Namun hati-hati, jangan biarkan pertimbangan ini terlalu mempengaruhi pilihan dan arah pada kelompok tertentu. e). Evaluasi. Penyelesaian itu sendiri dapat melahirkan serangkaian masalah baru.Jika penyelesaiannya tampak tidak berhasil, embalilah ke langkah -langkah sebelumnya dan cobalah lagi.

KESIMPULAN & SARAN

Kesimpulan:

Organisasi merupakan suatu wadah dalam bersosial serta mengembangkan potensi SDM-nya. Sebuah organisasi memiliki eksistensi karena terdapat masalah yang dapat diselesaikan. Sehingga dalam menyelesaikan masalah tersebut perlu adanya cara yang tepat diantaranya pengenalan, diagnosis, solusi, pelaksanaan dan evaluasi.

Saran:

Lebih ditekankan gaya kepemimpinan yang mampu menghimpun serta mengayomi anggotanya sehingga tujuan organisasi tercapai.

DAFTAR PUSTAKA

Adisel, A., & Thadi, R. (2020). Sistem Informasi Manajemen Organisasi Perannya dalam Pengambilan Keputusan dan Pemecahan Masalah. Journal Of Administration and Educational Management (ALIGNMENT), 3(2), 145–153.

Mohamad, M. (2014). Manajemen Konflik. Jurnal Penelitian Universitas Jambi Seri Humaniora, 16(2), 41–46.

Muhibudin, L. W. (2019). Pendekatan Human Relations Dalam Memecahkan Masalah Komunikasi Dalam Organisasi. 1–5.

Setyowati, S., & Etikariena, A. (2019). Peran Gaya Pemecahan Masalah dalam Hubungan Kepemimpinan Transformasional dengan Perilaku Kerja Inovatif. Jurnal Diversita, 5(2), 115–125.